S blížícím se koncem roku nám nastává období příprav našich firemních financí s cílem spočítat a odvést naši daňovou povinnost k dani z příjmů.
Dáme si dohromady všechny doklady, pokud jako plátci DPH tuto činnost nemusíme dělat každý měsíc nebo čtvrtletí. Včetně kontroly, zda máme k dispozici veškeré doklady a zda tyto doklady jsou formálně a obsahově správné. Doklady, které sami vystavujeme na jednu stranu, doklady od našich partnerů, zákazníků a různých obchodníků a poskytovatelů služeb na druhou stranu. Seřadit vše v časové posloupnosti od nejstaršího data. Faktury zvlášť a pokladní doklady také, navíc bankovní výpisy. Faktury vystavené a faktury došlé chronologicky evidujeme v určité číselné řadě. Zaznamenáváme údaje o odběrateli/dodavateli, předmět fakturace a fakturovanou částku. Na konci roku z této evidence získáme Přehled o neuhrazených pohledávkách a závazcích (fakturách vystavených a došlých).
Do peněžního deníku zapisujeme všechny platby od počátku roku. Nezapomeneme na počáteční stav v bance a pokladně. Zaznamenáváme nejen pohyb peněz – příjem a výdej, ale také rozhodujeme, zda konkrétní příjem a výdej vstupuje do daňového základu (daňově uznatelný příjem, daňově uznatelný výdej).
Příjmy z naší činnosti hlavní či vedlejší jsou v zásadě daňové. Jiné příjmy jako například vratky přeplatků od státních orgánů a pojišťoven (z námi dříve odvedených záloh na dani z příjmů, resp. jiných daní, na důchodové či nemocenské pojištění nebo zdravotní pojištění), vklad našich osobních prostředků do podnikání nebo půjčky od jiné fyzické osoby či úvěry od finanční instituce jsou „nedaňové“. Platí jednoduché pravidlo pro tzv. vratky – navrácení části či celého původního výdeje je daňově neuznatelným příjmem, pokud byl v minulosti výdej také daňově neuznatelný. A naopak.
Výdaje jsou daňové (daňově uznatelné), pokud slouží v plné míře k dosažení, zajištění a udržení příjmů (jinak musí být jejich výše krácena v poměru, v jakém se použijí pro dosažení, zajištění a udržení příjmů). Existují však určité specifické případy, jako jsou platby záloh na důchodové a nemocenské pojištění podnikatele, platby záloh na zdravotní pojištění podnikatele, platby daňové povinnosti podnikatele k dani z příjmů nebo k dani z přidané hodnoty, kdy jsou platby považovány za daňově neuznatelné výdaje.
Na konci roku získáme sumarizované částky celkových příjmů a výdajů daňově uznatelných, resp. neuznatelných na základě námi přesně vedených a tříděných jednotlivých příjmů a výdajů. Konečné stavy pokladny a banky (shodné se stavem našeho bankovního účtu).
Veškerou firemní evidenci potřebnou ke stanovení základu daně můžeme vést v tabulkovém procesoru, např. Excelu, ve vlastním počítači nebo si pořídit některý z nabízených programů zaměřených na daňovou evidenci (tzv. jednoduché účetnictví).
Existuje velká škála těchto programů nabízená v různém rozsahu buď zadarmo nebo za úplatu. Na internetu najdete i aplikace v cloudu, kdy jsou vaše data uložena na serverech provozovatele. Přístup do aplikací zpravidla probíhá na základě registrace a komunikace bývá zabezpečena šifrovacím mechanismem. K dispozici jsou rovněž zadarmo či za úplatu. Zmíníme se o námi provozované aplikaci Účtovna.cz poskytující uživatelům on-line daňovou evidenci zdarma.
Nesmíme zapomenout ještě na jednu povinnost. A to evidovat náš dlouhodobý majetek a drobný majetek (dříve označovaný jako DKP) a zásoby. V zákoně o dani z příjmů – ZDP a zákoně o účetnictví – ZÚ jsou tyto položky majetku popsány (§ 7b odst. 2 ZDP a § 24 ZÚ). K závěru roku zjišťujeme jejich skutečný stav a v případě rozdílů upravujeme základ daně (podle § 24 a § 25 ZDP).